Ako u vašem domu ili uredu vlada papirnati kaos vrijeme je da naučite kako uvesti red u papire, ali tako da ne odustanete usred pokušaja. Za to vam treba samo desetak minuta i jedna prazna ploha.
PRAVILO TRI GRUPE
Ovo jednostavno znači da svaki papir koji vidite u kaosu oko sebe pripada samo jednoj od ove tri grupe:
- RIJEŠITI
- ARHIVIRATI
- BACITI
U prvu grupu spadaju svi oni papiri koji vas na nešto obavezuju, a niste to još učinili kao na primjer neplaćeni računi, neodgovoreni dopisi, neispunjeni obrasci i sl.
Drugu grupu čine svi oni papiri koje već jeste riješili, ali ih niste odložili na njihova predviđena mjesta.
Treća grupa je vrlo jasna i odnosi se na sve one papire koji vam više ne trebaju ili nisu niti trebali ući u vaš prostor. To su reklamni materijali, ambalaža, koverte, papirnate vrećice , novine i časopisi.
KAKO UVESTI RED U PAPIRE POMOĆU TOG PRAVILA
Pripremite neku praznu plohu na koju će stati tri grupe papira koje ćete u desetak minuta rasporediti.
Uzimajte u ruku jedan po jedan papir i fokusirajte se samo na to kako uvesti red u papire. Trebat će vam samo nekoliko sekundi da prepoznate u koju od tri kategorije naki papir spada i da ga odložite na plohu. Za desetak minuta imat ćete tri hrpice, a ne hrpetine. Imat ćete točan pregled što sa svakom od njih trebate napraviti.
Bacanje je najlakše i tu grupu papira odnesite odmah u reciklažni spremnik u uredu ili u vreću (kutiju) koju ćete staviti ispred vrata od stana. Cilj je da ti papiri ODMAH izađu iz prostora. Ostale dvije grupe zahtijevaju vašu dodatnu pažnju i odmah isplanirajte kada i koliko vremena ćete tome posvetiti. Na primjer, u subotu prijepodne jedan sat ćete potrošiti na plaćanje računa i odgovaranje na dopise. Drugih sat vremena ćete potrošiti na arhiviranje zaostataka tj. papira iz druge grupe.
Ukoliko vam arhiviranje predstavlja poseban problem jer niste sigurni kako odrediti adekvatna mjesta za pojedine papire, možda je vrijeme da potražite moju pomoć.
KAKO SPRIJEČITI PONOVNI KAOS
Da vam se ne bi dogodilo da već drugi dan nakon ove akcije ponovno imate papire svuda naokolo, odredite jedno trajno mjesto za svaku od tri navedene grupe. Počnite funkcionirati po tom pravilu svaki dan i neka vam cilj bude postizanje rutine. Na primjer, imajte kutiju za stari papir u nekom kutu ili iza vrata i sve pročitane novine, prazne koverte ili letke iz trgovačkih centara odložite u tu kutiju ODMAH nakon upotrebe i čitanja. Neko mjesto, najbolje na radnom stolu odvojite za dvije najvažnije grupe – riješiti i arhivirati. Čim vam novi papir dođe u ruke pogledajte ga (brzo i bez nepotrebnog čitanja) i odložite na odgovarajuću stranu. Kada ćete plaćati račune, odgovarati na dopise, ići u poštu ili arhivirati papire u fascikle, ormare, police morate naravno posebno i redovito planirati, ali to je već tema za neki budući tekst.
Sada kad znate kako uvesti red u papire brzo i efikasno ne odgađajte više. Sretno s organiziranjem i slobodno komentirajte svoja iskustva dolje u rubrici za komentare. ?
