3 NAJGORE NAVIKE NEORGANIZIRANIH LJUDI

Jeste li čuli za izreku “Radi pametnije, a ne više.”? Organiziranje vas uči upravo tome; kako postići način života u kojem do veće efikasnosti ne dolazite većim brojem utrošenih sati, intenzivnijim fizičkim i psihičkim naporima nego boljim planiranjem, promišljanjem i racionalizacijom. Drugih riječima – boljom organizacijom. To naravno znači i mijenjanje navika, a da biste to uspjeli morate odabrati takve nove navike koje će vas upravo svojom jednostavnošću i praktičnošću navesti da ih nakon što ste ih uveli i zadržite. Znate li koje biste navike trebali prve promijeniti? Evo onih najgorih:

  1. POGREŠNO (ILI NIKAKVO) PLANIRANJE

Vrlo vjerojatno znate da za ostvarivanje svih svojih želja (ili kako se to stručnije naziva – ciljeva) morate imati plan. No, da li ste zaista sigurni da razumijete što je to plan i kako treba izgledati? Kako izgleda vaš plan, ako ga uopće imate? Kako točno planirate svoj dan ili tjedan?

Najveća, ali i najčešća pogreška koju viđam u praksi je planiranje bez vremenskog okvira, a to zapravo znači da to uopće nije planiranje. Zbunjujem vas? Vrlo je jednostavno, pogledajte primjere:

Loše planiranje

Dio lošeg dnevnog plana – zadaci su preopćeniti i bez točnog vremenskog okvira (početak i vrijeme trajanja):

  • mailovi
  • sastanak
  • automehaničar
  • roditeljski sastanak
  • računi

Dobro planiranje

Dio dobrog dnevnog plana – pokazuje kada točno počinje i koliko smije trajati svaki zadatak:

  • 8:30 – 9:00 odgovoriti na mailove
  • 10:00 – 11:00 sastanak sa XY (pripremi file xyz.xls)
  • 17:00 – 17:30 preuzeti auto kod automehaničara
  • 18:00 – 19:00 roditeljski sastanak (navesti kojeg djeteta, ako imate više školaraca)
  • 20:00 – 20:30 platiti račune (nije potrebno objašnjenje jer ste dotične račune pripremili na predviđenom mjestu ranije)

Dakle, sve što želite i mislite da trebate obaviti morate što konkretnije opisati (digitalno ili na papir), a onda predvidjeti kada i koliko dugo ćete se tome posvetiti. Naravno da je složenost planiranja direktno povezana sa vašim općenitim životnim okolnostima (vrsta posla, da li živite sami ili imate obitelj itd.), no ovo je osnovni princip organizacije vremena. Jednom kad ga prihvatite s lakoćom ćete planirati sva tri organizacijska područja (prostor, stvari, vrijeme).

Više o planiranju moći ćete naučiti na tematskim radionicama koje vam pripremam za jesen. ?

  1. IMPULSNO KUPOVANJE

 Velika većina organizacijskih problema u vašim stambenim prostorima dolazi od prevelike količine stvari koje u tim prostorima imate. No te stvari nisu se stvorile same nego ste ih vi unijeli, a prije toga vrlo vjerojatno i vlastitom odlukom kupili.

Da li ste znali da većina ljudi kupuje na tzv. impulsni način tj. bez pravog promišljanja prije donošenja konačne odluke o kupnji? Od svakodnevnih odlazaka u kupovinu osnovnih prehrambenih artikala, preko kupovine odjeće, knjiga ili igračaka pa sve do kupnje većih i skupljih stvari kao što je npr. namještaj, većina ljudi uopće ne promišlja svoje postupke niti misli da je to potrebno. A vi? Kupujete li često i ono što vam zapravo ne treba i tako zatvarate začarani krug imanja previše stvari, a premalo novca i vremena? Promislite prije nego odlučite nešto kupiti, a u tome neka vam pomognu ova tri jednostavna pitanja sa ove slike.

  1. PREUZIMANJE VEĆINE OBAVEZA NA SEBE

Koliko često i da li uopće tražite pomoć drugih? Koliko lako ili teško prihvaćate pomoć koju vam drugi sami nude? Bez obzira da li se radi o privatnim ili poslovnim situacijama, gotovo da nema žene koja nije barem jednom u životu izgovorila ovu rečenicu: “Ma sama ću, dok tebi objasnim već sam gotova.” Imala sam i sama takav stav i prakticirala ga godinama, na vlastitu štetu, a onda i na štetu svojih kćeri koje su zasigurno mogle ranije steći neke vještine i odgovornost, da sam samo dozvolila njima da se malo uključe i sebi da se malo isključim. Samo malo bi bilo dovoljno. Zvuči poznato?

Prihvatite pomoć

Dozvoliti drugima da se uključe i preuzmu dio vaših obaveza je to famozno delegiranje o kojem se neizbježno govori kada se govori o optimalnom raspolaganju vremenom. No, zapravo postoje dva jednako važna razloga zašto biste trebali naučiti prepustiti neke stvari drugima:

  • ušteda vremena – sigurno ste svjesni da biste vrijeme ušteđeno na nekim aktivnostima vrlo rado iskoristili na nešto drugo. Dozvolite onda onima koji to mogu da vam pomognu, a vi se za to vrijeme posvetite nečem drugom sa liste za taj dan ili se posvetite planiranju dana koji su pred vama
  • zdrava percepcija same sebe – ovo je dugoročno jedna od najvažnijih lekcija koju učite brušenjem vlastitih organizacijskih vještina i nije ništa manje važna od svakodnevne efikasnosti. Radi se o vašem poimanju vlastite vrijednosti, o vašim (ne)realnim očekivanjima od sebe i drugih i o vašim vrlo često previsokim kriterijima koje si namećete. Zato pri sastavljanju svojih prioriteta dobro promislite da li je baš nužno ne podijeliti poslove s drugima i biti mrzovoljna i iscrpljena tijekom ono malo slobodnog vremena u danu ili je ipak mudrije početi u dnevne planove uvrštavati i vrijeme za sebe (koliko god kratko bilo) i premjestiti svoje potrebe s dna liste prioriteta jednom zauvijek

Imate li i vi ove najgore navike neorganiziranih ljudi?

Kako ćete sastaviti dobar popis za kupovinu? 

Zapišite odmah, a ne kasnije – Kontinuirano dopunjavanje popisa znači da su vam komad papira ili odgovarajuća mobilna aplikacija uvijek pri ruci bez obzira gdje se nalazite. Dok ste van kuće može vam jednostavno pasti na pamet da nešto trebate kupiti i ukoliko to ne zapišete tog trena vjerojatno ćete kasnije zaboraviti. Kod kuće su to najčešće situacije kada nešto koristite i primijetite da je pri kraju ili upravo trošite zadnju količinu. Odmah takve stvari stavljajte na popis i on će biti uvijek spreman. Uz to, delegiranje kupovine bit će brzo i lako.

Grupirajte stvari na popisu – Male trgovine u kojima iza pulta stoji prodavač koji vam dodaje sve što vam treba odavno su nestale. Danas trebate ozbiljno hodati gurajući kolica da biste snabdjeli svoje kućanstvo tjednim zalihama. Zaboraviti nešto znači ili hodati natrag na drugi kraj supermarketa ili ponovno stati u red na nekom odjelu. Ima još gora varijanta – vraćati se nakon što ste upravo stigli kući. Gubitak vremena i strpljenja su neizbježne posljedice takvih situacija. Vraćanje od kuće ćete izbjeći imajući popis koji je potpun, a nepotrebno hodanje među policama time što ćete taj popis grupirati po odjelima. Tako će na primjer neorganizirani popis izgledati ovako: jaja, pivo, šećer, mlijeko, brašno, vino. Do svakog od tri odjela (mliječno, kolači, alkohol) hodat ćete dva puta. Organizirani popis će međutim, izgledati ovako: jaja, mlijeko, šećer, brašno, pivo, vino. Primjećujete razliku?

Dodjeljivanje novog mjesta – pametno smještanje

Organizacija ormara nije potpuna bez pametnog pohranjivanja. Zato smo preostale stvari smjestile na odgovarajuće police pazeći na dva osnovna principa:

  1. sezona – još je bilo hladno pa je ljetna odjeća smještena niže
  2. preglednost i laka dostupnost – svaku kategoriju smo smjestile komotno između pojedinih polica ovisno o visini tj. razmaku kako bi uzimanje bilo lakše i brže, a i kako bi sve izgledalo ljepše
  • ljetna odjeća više nije morala biti vakumirana, a sada prazne vakuum vreće dobile su svoje mjesto za buduću upotrebu. Uz njih smo smjestile i rezervne zaštitne navlake za vansezonsku odjeću za vješanje.
  • šeširi su dobili mjesto na kojem se ne gužvaju i lako su dohvatljivi
  • torbe i torbice više ne stoje svuda po stanu
  • ljetnim i zimskim majicama vrlo je lako zamijeniti mjesta s promjenom godišnjeg doba

I to je to! Organizacija ormara završena, klijentica i ja sretne i zadovoljne, ali ono najvažnije – postignut je cilj s početka priče. Sada svaki pogled na ovaj ormar i na cijelu sobu izaziva ugodu i zadovoljstvo. Nadam se da vam je ova priča koristila za neke vaše dileme, ali prije svega da vam je pružila motivaciju da se hrabro upustite u svoju organizacijsku avanturu, sami ili uz moju pomoć.

Sretno!

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena sa *