Organizacija papira u stambenom prostoru nije tako komplicirana i zahtjevna kako vam se možda čini. No, neka nepisana pravila ipak postoje i bilo bi ih dobro primijeniti. U nastavku pročitajte koji su najčešći uzroci papirnatog kaosa i kako organizirati četiri najproblematičnije vrste kućnog papira. 

ORGANIZACIJA PAPIRA U KUĆI – UZROCI KAOSA

Dva su glavna uzroka papirnatog kaosa u vašem domu:

• Nemate osmišljena adekvatna mjesta za pohranjivanje svih vrsta kućnog papira. Ovo je ujedno i najčešći uzrok koji viđam u praksi, dakle kada papira ima jednostavno posvuda po kući. No, ovdje spada i situacija kada imate neki svoj sistem koji ste osmislili, ali koji ne funkcionira jer ste prilikom osmišljavanja u nečemu pogriješili. Više o tome u nastavku teksta.
• Imate osmišljena adekvatna mjesta, ali ih ne koristite. Ovdje mislim na izostanak nečega što se zove navika odlaganja i vraćanja stvari na njihova mjesta. To je u praksi naizgled lakše riješiti, ali naglašavam riječ naizgled. Zašto? Zato jer stjecanju svake navike prethodi nešto jako nezgodno velikom broju ljudi, a to je samodisciplina.

ORGANIZACIJA PAPIRA PO KATEGORIJAMA

Četiri su najproblematičnije kategorije papira u svakom kućanstvu:

1. Uputstva za upotrebu i garancije
2. Računi
3. Kućna arhiva
4. Papirnati otpad

Svaku od navedenih kategorija trebali biste organizirati u skladu sa zadanim prostornim uvjetima te prema svojim svakodnevnim životnim navikama. No, prije svega biste sav kućni papir trebali temeljito raščistiti.

KAKO ORGANIZIRATI UPUTSTVA ZA UPOTREBU I JAMSTVENE LISTOVE

Kao što sam spomenula u svom kratkom video savjetu najvažnije je znati rokove trajanja garancija. Da biste to znali morate sve svoje garantne listove i uputstva za upotrebu temeljito pregledati i riješiti se onih suvišnih. Dakle opet je prvi korak raščišćavanje i sortiranje. Suvišne bi bile sve garancije koje su istekle kao i one od uređaja koje više ne posjedujete, a čije papire ste zaboravili baciti.

Nakon toga, predlažem vertikalno arhiviranje važećih uputstava i garancija u jedan registrator ili fascikl sa najlonskim džepovima (tzv. košuljicama). Na svaku košuljicu nalijepite etiketu na kojoj će pisati datum isteka garancije i eventualna dodatna važna napomena. Registrator obilježite izvana (naljepnicom ili pripadajućim papirnatim umetkom) npr. riječima “Uputstva i garancije”.

Za dodatnu pomoć u slučaju kvara, obilježite i same uređaje u kući. Na poleđinu (aparat za kavu, sokovnik) ili s unutarnje strane vrata (hladnjak, stroj za rublje) nalijepite malu naljepnicu s datumom isteka garancije, serijskim brojem uređaja te telefonskim brojem servisera. Tako će nova organzacija papira pomoći i onima kojima se kvar može dogoditi dok vas nema kod kuće

KAKO ORGANIZIRATI I ARHIVIRATI RAČUNE

Organizacija papira jednostavnija je sa manjom količinom, očito. Zato je najjednostavniji način organiziranja kućnih računa potpuna digitalizacija. No, kao i sve druge organizacijske metode niti ova nije za svakoga, a razlog je vrlo jednostavan. Nisu svi tehnološki vješti ili sposobni usvojiti takvu naviku. Starija generacija najbolji je primjer za to. Argument koji najčešće čujem u praksi je taj da tek odlaskom u poštu i povratkom sa odrescima uplatnica postoji sigurnost da su zaista račune i platili. To je razumljivo i u takvim slučajevima ne savjetujem učenje digitalnih vještina nego praktično arhiviranje svih papirnatih uplatnica, potvrda o plaćanju i sličnog.

Dobro organizirati papirnate račune zapravo znači:

• držati sve neplaćene na vidljivom mjestu i imati evidenciju kada koji dospijeva
• odlagati sve plaćene u za to predviđeno mjesto u kućnoj arhivi

Faktor vidljivosti jako je koristan u organizaciji neplaćenih računa u papirnatom obliku. Razlog je vrlo jednostavan – podsjećanje. Tu postoje dva vrlo praktična mala organizacijska rješenja, a pokazala sam ih u ovom videu . Nakon plaćanja jedino što morate napraviti je pohraniti plaćene račune u kućnu arhivu, najbolje odmah. Moj savjet je da ih složite prema vrsti troška (struja, voda, grijanje, kredit za stan, vrtić itd.), a onda prema godinama tj. mjesecima. Većinu računa trebali biste čuvati barem onoliko koliko traje zastara, a više o tome pročitajte ovdje i ovdje.

ELIMINIRAJTE PAPIRNATE RAČUNE U POTPUNOSTI

Spadate li među one koji se služe tehnologijom za plaćanje računa, savjetujem vam potpunu automatizaciju tj. plaćanje trajnim nalozima. Dvije su prednosti ovakvog organiziranja računa: automatsko plaćanje na vrijeme i arhiva u digitalnom obliku. Za sve račune tj. uplatnice koje unatoč trajnom nalogu primite poštom i u papirnatom obliku, kontaktirajte dobavljača i dogovorite prekid slanja papira. U slučaju da to ne bude moguće (nažalost neki sustavi su takvi), na takvim papirima će pisati napomena da plaćate trajnim nalogom i moći ćete ih odmah po primitku odložiti u svoj papirnati kućni otpad.

No, plaćanje trajnim nalozima ima i jedan nedostatak. Naime, u slučaju neplaniranih financijskih poteškoća ili potrebe da odgodite neka plaćanja morat ćete zaustaviti trajni nalog. To zahtijeva vrijeme i pažljivu evidenciju zbog mogućih dodatnih problema. Zato savjetujem da budete sasvim sigurni u svoju potrebu za ovom opcijom prije nego ju aktivirate.

KAKO ORGANIZIRATI KUĆNU ARHIVU                                                          

U kućnu arhivu spadaju svi važni dokumenti za kućanstvo i sve njegove članove. To su uglavnom dokumenti o kući ili stanu, medicinska dokumentacija, već spomenuta uputstva i garancije, evidencija računa te svi važni osobni dokumenti. Kućna arhiva može biti klasična (papirnata) ili digitalna, a moguća je naravno i kombinacija. Na primjer, račune plaćate mobitelom ili trajnim nalozima i imate digitalnu arhivu, ali domovnicu i vjenčani list čuvate u papirnatom obliku.

Digitalna arhiva ovisi o dva faktora. Prvi je činjenica koristite li uopće računalo tj. jeste li informatički pismeni. Drugi faktor je vaša vještina organiziranja digitalnih podataka tj. njihovo pametno smještanje u memoriju računala. O uvođenju reda u računalo i time u digitalnu arhivu pisala sam detaljno u svojoj drugoj knjizi ovdje .

Pravila za organizaciju kućne arhive isto su vrlo jednostavna i nije problem u osmišljavanju same arhive. Najčešći uzrok nereda i kaosa je nevraćanje papira na mjesto nakon upotrebe. Zato po povratku od liječnika jednostavno vratite svoju povijest bolesti na mjesto. Nakon povratka iz policijske uprave gdje ste predali zahtjev za novom putovnicom, odložite potvrdu za podizanje nove putovnice u arhivu kako ju ne biste zagubili. I tako dalje.

Što se tiče fizičkog smještanja kućne arhive u stambenom prostoru, najbolji način je polica, a najgori ladica. Drugim riječima, i ovdje vrijedi pravilo okomitog slaganja, a kako to izgleda na mojoj polici pokazuje slika. Nakon raščišćavanja vjerojatno ćete od postojećih fascikala u kući imati barem jedan upotrebljiv za novoorganiziranu kućnu arhivu. U slučaju potrebe za kupnjom novih,  ovdje) možete pogledati koje sam ja kupila i zašto.

ORGANIZACIJA PAPIRA KOJI JE ZAPRAVO OTPAD

Papirnati otpad nije samo ambalaža i zato se tako lako “ušulja” u vaš stambeni prostor. To su i reklamni leci trgovačkih centara, novine i časopisi. To su papiri koje svojevoljno unosite u kuću. Oni papiri koje ne biste sami izabrali dolaze skriveni u redovnoj pošti, najčešće uz neku obavijest ili račun. Nemate li uhodani sistem odlaganja svih tih papira u svom domu, kaos nastaje nevjerojatnom brzinom. Ne biste vjerovali gdje sve u praksi viđam hrpe papira u jednom obiteljskom domaćinstvu. Ili možda imate vrlo jasnu sliku iz vlastitog iskustva?

Najjednostavniji način uvođenja reda u papirni, ali i drugi kućni otpad je uvođenje jedinstvenog mjesta za odlaganje. Ja ga zovem kućni reciklažni centar i kako sam ga organizirala u svom domu te što je točno važno kako bi takav mali centar i funkcionirao pogledajte ovdje.

No, nemojte previdjeti jedan vrlo važan detalj. Što više toga odbacite PRIJE samog unošenja u svoj dom, to ćete manje papirnog otpada morati organizirati. Dakle, nemojte automatski uzimati sve prodajne letke iz stubišta zgrade ili sa ograde svoje kuće. Imate li naviku planiranja svojih kupovina  ti leci neće vam ni biti potrebni. Uz to, razmislite o stvarnoj potrebi kupovanja novina i raznih časopisa te o ranije spomenutoj digitalizaciji plaćanja računa.

AKO SE VRTITE U KRUG I SVEGA VAM JE DOSTA

Možda nemate vremena ili znanja osmišljavati svoje specifične organizacijske sisteme i trebate stručnu pomoć. Olakšajte si uvođenje reda i isprobajte najbolju uslugu za sebe ovdje.