Da je dobra organizacija vremena u današnjem užurbanom životu nužnost, nije nikakva novost. No, da kad govorimo o učinkovitosti nije zapravo vrijeme to čime moramo upravljati mogla bi biti novost mnogima. Za početak, reći ću vam da vjerujem kako svi imamo sasvim dovoljno vremena za ono što nam je u životu zaista važno, ali i da razumijem da nekima ta tvrdnja može biti potpuno neprihvatljiva.
Danas naime, prevladava uvjerenje da je vremena jednostavno premalo za sve obaveze i da bi jedino dodatni broj sati u danu bio način da se sve stigne. Mislite li i vi tako, tekst u nastavku mogao bi vas zanimati. Objasnit ću vam zašto spomenuto uvjerenje srećom uopće nije točno i što vam je zapravo potrebno kako biste bili učinkovitiji unutar vremena koje vam je na raspolaganju.
ŠTO JE ZAPRAVO DOBRA ORGANIZACIJA VREMENA
Kao što vjerujem znate, nisu svi ljudi neorganizirani i neefikasni. Neki su zapravo itekako učinkoviti, unatoč činjenici da im dan traje isto “samo” 24 sata, kao i svima drugima. S druge strane, mnogi neučinkoviti ljudi ne postižu nimalo bolje rezultate tijekom neradnih dana, godišnjeg odmora i slično. Očito dakle, više vremena na raspolaganju ne osigurava bolju organiziranost niti bolje rezultate.
Što je onda to što razlikuje organizirane i učinkovite ljude od onih prezauzetih, a neučinkovitih? Što to efikasni i zadovoljni ljudi znaju i primjenjuju, a ostali ne znaju ili odbijaju naučiti? U čemu je tajna stizanja i postizanja? Nije u vremenu nego u nečem sasvim drugom.
Ljudi koji uspješno barataju svojim to-do listama ili kako se to popularno kaže “balansiraju svoj privatni i poslovni život” primjenjuju u svom svakodnevnom životu neke vrlo specifične organizacijske vještine. Njihova dobra organizacija vremena zapravo je njihovo uspješno upravljanje vlastitim emocijama, izborima i odlukama.
Evo koje su to organizacijske vještine.
-
ODREĐIVANJE PRIORITETA
Znati razlikovati obaveze prema važnosti presudna je vještina za uspješnu realizaciju bilo kakvog plana, a time i za uspjeh u bilo kojem životnom području. Mučite li se s ovom vještinom (većinu toga smatrate važnim) možda je razlog taj da si niste postavili konkretne i realne životne ciljeve. Naime, ne znate li točno što želite, ne možete niti odrediti što vam je važno, što manje važno, a što zapravo nevažno u određenom trenutku i području života.
Jedna od najpoznatijih metoda za učenje postavljanja prioriteta je tzv. “hitno – bitno” princip, najčešće prikazan u obliku matrice tj. četiri kvadranta s određenim vrstama aktivnosti. Riječ je o podjeli prema važnosti i hitnosti, uz napomenu kako u kojem slučaju postupiti. Sve aktivnosti i zadaci koje obavljamo kroz život spadaju u jednu od ove četiri grupe:
- Hitno/bitno – Bolest, smrt, krizne situacije na poslu, poslovi u zadnji čas. Riješite ih odmah, ali kasnije analizirajte radi učinkovitijeg djelovanja u budućnosti.
- Hitno/nije bitno – E-mailovi, većina sastanaka, neki kućanski poslovi, pomoć koju netko od nas traži. Hitnost ovih zadataka je posljedica lošeg planiranja i redovito prekidaju one zaista bitne poslove. Nastojte ih izbjeći ili delegirati.
- Bitno/nije hitno – Obitelj, zdravlje, obrazovanje, osobni razvoj, planovi i ciljevi. Ovo su najvažnija područja u našim životima, tiču se naših životnih vrijednosti i svega čemu težimo i za što se svakodnevno trudimo. Treba ih redovito planirati unaprijed jer je njihov učinak višestruk i dugoročan.
- Nije bitno/nije hitno – Beskorisni razgovori, duge pauze, društvene mreže, kompjutorske igrice, TV, besciljno odlaženje u shopping. Ovo su ne samo najveći “kradljivci” vašeg vremena nego i najveće prepreke za vaš uspjeh u bilo kojem području. Zato ih eliminirajte ili barem svedite na najmanju moguću mjeru. Iznenadit će vas koliko vremena ćete si osloboditi za druge stvari.
Upravo ova vještina najviše se “sukobljava” s našim emocijama kojima pokušavamo upravljati tj. koje pokušavamo disciplinirati.
-
RJEŠAVANJE NAJTEŽIH ZADATAKA PRIJE ONIH LAKŠIH
Jedan od najboljih testova jeste li produktivni ili ne je redoslijed obavljanja zadataka. Počinjete li dan s onim najmanje važnim, a to su često i najlakši, imate problem. Kad ste se već potrudili odrediti prioritete, samo ih preslikajte na svoju dnevnu listu obaveza i ne gazite vlastite prioritete. Ova vještina zapravo je abeceda dnevnog planiranja, a onda i produktivnosti. Zahtjevnije zadatke i obaveze jednostavno treba upisivati na vrh liste i početi rješavati prije svih ostalih. Knjiga na slici odlična je za učenje ove vještine.
Dva su važna razloga za ovu nepopularnu organizacijsku metodu. Prvi je taj što u slučaju nastanka izvanrednih okolnosti imate riješene najvažnije stvari za taj dan, a znate i sami koliko to može biti bitno. Drugi je psihološke naravi, ali ne manje važan. Riješite li najzahtjevnije zadatke prve, poklanjate si ogromnu dozu motivacije i samopouzdanja. Ukoliko ste uz to i osoba sklona odgađanju, ova vještina za vas bi mogla biti neka vrsta psihoterapije.
-
PRAKTICIRANJE RUTINA
Ne mogu vam dovoljno naglasiti važnost rutina u organizaciji apsolutno svega. Rutine su najmoćniji organizacijski alat i to često ponavljam svojim klijenticama i polaznicima svojih edukacija. Najefikasniji, ali i najlakši način da uštedite vrijeme i smanjite stres upravo je rutiniranje poslova i zadataka. Drugom rječju – automatizacija. Preduvjet za to je da znate koje točno poslove možete rutinirati i kako.
Rutine karakterizira uobičajeno vrijeme, sudionici i način obavljanja tj. unaprijed određeni sistem. Tako su za zaposlene ljude, a naročito one s malom djecom jutarnje rutine od velike pomoći za mirniji i jednostavniji početak dana i izlazak iz kuće na vrijeme. Rutine će vam najviše koristiti tako što više nećete trošiti vrijeme na odlučivanje o jednim te istim stvarima (što obući, što kuhati, tko vodi dijete na trening, kamo ići u kupovinu, tko će čitati djetetu prije spavanja itd.). O rutinama i njihovoj važnosti za svaku obitelj detaljno govori ova moja radionica.
Rutinirani kućanski poslovi, kupovine ili pripreme za nadolazeći radni tjedan još su neke od ideja o kojima dobra organizacija vremena vodi računa. S početkom školske godine svakako treba voditi računa i o planu zdravih užina za školsku djecu. Sve o zdravim dječjim obrocima zna sve ova nutricionistica čije odlične savjete vas pozivam da svakako provjerite na njezinoj web stranici OVDJE, na njezinoj facebook stranici OVDJE ili na njezinom instagram profilu OVDJE .
Koje tri rutine meni olakšavaju život možete pročitati OVDJE.
-
ODREĐIVANJE TRAJANJA ZADATAKA
Pravilno postavljeni prioriteti, pravilan redoslijed zadataka i dobre rutine neće nažalost biti dovoljni za učinkovitost, ako ne znate procijeniti trajanje obaveza tj. zadataka. Velika je razlika između liste i rasporeda. Lista je tek popis vaših želja. No, napomena točnog datuma te vremena početka i završetka već je nešto sasvim drugo. To je konkretan plan i raspored koji sprječava odgađanje ili predomišljanje u zadnji čas (osim u slučajevima potpunog nedostatka samodiscipline).
Na primjer, ukoliko ste u tjednu predvidjeli tri odlaska u teretanu, ali nijednom od ta tri odlaska niste dodijelili točan datum i sat, niste zapravo uopće isplanirali niti organizirali te odlaske. Naprotiv, stvorili ste uvjete da ih odgodite ili zamijenite nečim drugim, najčešće manje važnim.
Više o tome pogledajte u jednom od mojih youtube savjeta OVDJE.
-
DELEGIRANJE ZADATAKA
Bez obzira na to jeste li perfekcionist ili volite stalno biti na usluzi drugima, efekt preuzimanja većine poslova na sebe bit će jednak. Nećete nikada imati dovoljno vremena. No, delegirati neki posao, projekt ili makar i najmanji zadatak nekom drugom znači prije svega procijeniti da taj isti posao, projekt ili zadatak ne morate odraditi baš vi. Prepustiti drugima nešto sa svoje liste obaveza jednako je kao prepustiti drugima dio svojih stvari koje raščišćavate. Sve se svodi na optimalnu kombinaciju (ne)potrebnog i (ne)mogućeg.
Zato prihvatite činjenicu da delegiranje nije znak slabosti ili sebičnosti nego korisna organizacijska vještina. Zapravo, dobra organizacija vremena nezamisliva je bez redovite primjene delegiranja odabranih zadataka. Uostalom, nije li odlično kada s punim povjerenjem možete drugima prepustiti dio svojih obaveza, a da one budu obavljene jednako dobro ili još i bolje? Zapitajte se to svaki puta kad u vama progovori onaj perfekcionist ili vječni altruist. 🙂
ORGANIZACIJA VREMENA JE ZAMKA MODERNOG DOBA
Kažem zamka zato što organizacijske vještine nisu i nikada vam neće biti rješenje ukoliko vam je polazna točka pogrešna. Neorganiziranost i neefikasnost pravilno ćete riješiti tek sagledavanjem prvo svoje šire slike, nečega o čemu u Slagalici pričam i pišem najviše. U kontekstu organizacije vremena to znači sagledati vlastite želje i tek onda početi koristiti odgovarajuće vještine za pretvaranje tih želja u rezultate.
Zvuči teško? Možda. No, ono što je još teže je živjeti svaki dan u žurbi i napetosti, biti nezadovoljan i iscrpljen, a nerijetko i depresivan. Zato se nadam da ćete povjerovati kako se višestruko isplati savladati gore spomenute vještine i iskoristiti ih za poboljšanje kvalitete vlastitog života. Mnogi su upravo OVDJE naučili put od svojih želja do rezultata i danas žive jednostavnije i zadovoljnije.
Zašto ne biste i vi?